Zaproszenie do składania ofert - koordynator projektu

Zawiercie, 22.03.2013 r.

L. Dz. 46/03/2013 

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Towarzystwo Miłośników Ziemi Zawierciańskiej, działając na podstawie Wytycznych Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie udzielania zamówień dla projektów współfinansowanych ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007 – 2013, zaprasza do złożenia oferty na koordynację projektu „Ochrona i racjonalne udostępnienie Specjalnego Obszaru Ochrony Siedlisk Natura 2000, Ostoja Kroczycka, w tym rezerwatu przyrody Góra Zborów”, realizowanego w ramach Działania 5.5. Dziedzictwo przyrodnicze Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007 – 2013.

I. Nazwa oraz adres zamawiającego

Towarzystwo Miłośników Ziemi Zawierciańskiej

ul. Piastowska 1

42-400 Zawiercie

tel./fax. 32 67 221 65

adres e-mail: tmzz@tmzz.zawiercie.eu

II. Tryb udzielenia zamówienia

Niniejsze postępowanie prowadzone jest w oparciu o Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie udzielania zamówień dla projektów współfinansowanych ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 przez Beneficjentów nie należących do sektora finansów publicznych, którzy nie mają obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

III. Określenie przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest koordynacja projektu, która obejmuje następujące czynności:

1)      organizację i kontrolę zadań realizowanych w ramach projektu; współpracę, konsultacje i spotkania z kadrą projektu; koordynację poprzez konsultacje i spotkania z wykonawcami poszczególnych zadań projektu; kontrolę realizacji Harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu; nadzór nad poprawnością procesu rozliczeniowego; wprowadzanie zmian do projektu.

Koordynacja wymaga przygotowywania zakresu warunków wyłonienia wykonawców działań projektowych w okresach zgodnych z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu w procedurze zaproszenia do złożenia ofert. Zadanie obejmuje nadzór nad prawidłowością wykonania zadań przez wykonawców, w tym częste konsultacje i organizację spotkań z wykonawcami poszczególnych zadań projektu oraz wymaga osobistego uzgadniania z przedstawicielem lidera projektu bieżących postępów w koordynowaniu projektem minimum 5 razy w tygodniu w minimalnym zakresie 40 godzin tygodniowo w siedzibie lidera projektu, ul. Piastowska 1, 42-400 Zawiercie, w roboczych dniach tygodnia: od poniedziałku do piątku.

2)      archiwizację dokumentacji projektowej i prowadzenie sprawozdawczości z realizacji projektu - Zadanie wymaga uzupełniania dokumentacji projektu oraz prowadzenia sprawozdawczości z realizacji projektu minimum 5 razy w tygodniu. Dokumentacja projektu znajduje się w siedzibie lidera projektu, ul. Piastowska 1, 42-400 Zawiercie, biuro otwarte jest w dni robocze w godzinach od 08.00 do 16.00. W przypadku kolizji świadczeń, świadczenie na rzecz Zamawiającego posiada pierwszeństwo przed świadczeniami na rzecz osób trzecich.

IV. Termin wykonania zamówienia

Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 30 września 2013 r.

V. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub doku­mentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami

1. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z Wykonawcami: pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną - z uwzględnieniem poniższych ustępów.

2. Wszystkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje dotyczące postępowania zamawiający:

a) do upływu terminu składania ofert – zamieści na stronie internetowej, na której publikowane jest zaproszenie do składania ofert,

b) po upływie terminu składania ofert – prześle pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną.

3. Powyższe nie dotyczy oferty, która dla swej ważności musi być złożona w formie pisemnej.

4. W przypadku przekazywania wniosków, zawiadomień, informacji, oświadczeń faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

5. Korespondencję w formie pisemnej wykonawcy są zobowiązani wysyłać bądź składać na adres: Towarzystwo Miłośników Ziemi Zawierciańskiej, ul. Piastowska 1, 42-400 Zawiercie.

6. Korespondencję w formie faksu wykonawcy są zobowiązani przesyłać na numer
32 6722165 w godzinach od 8.00 do 16.00 oraz od poniedziałku do piątku.

7. Korespondencję w formie elektronicznej należy kierować na adres: tmzz@tmzz.zawiercie.eu

8. Przesłanie korespondencji na inny adres lub numer niż zostało to określone w punkcie 5, 6 lub 7 może skutkować tym, że zamawiający nie będzie mógł zapoznać się z treścią przekazanej informacji we właściwym terminie.

9. Wykonawcy mogą zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zaproszenia do składnia ofert. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający zamieści niezwłocznie na stronie internetowej www.tmzz.zawiercie.eu, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zaproszenia do składania ofert wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zaproszenia do składania ofert wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu skłania wniosku o wyjaśnienie treści zaproszenia do składania ofert.

VI. Termin związania ofertą

Termin związania wykonawców złożoną ofertą wynosi 14 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert.

VII. Opis sposobu przygotowywania ofert

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę, składając stosowne pisemne oświadczenie.

3. Oferta powinna być sporządzona w jednym egzemplarzu, w języku polskim pismem maszynowym (maszyna do pisania lub edytor tekstu) lub ręcznie, czytelnie lub literami drukowanymi. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

4. Zamawiający zaleca, aby oferta była złożona w nieprzejrzystej, zamkniętej kopercie (opakowaniu), która będzie zaadresowana do zamawiającego i będzie posiadać oznaczenie: „Oferta na koordynację projektu”.

5. Poza oznaczeniami podanymi wyżej koperta powinna posiadać nazwę i adres wykonawcy, aby można było odesłać ofertę w przypadku stwierdzenia jej opóźnienia. Zwrot oferty złożonej po terminie nastąpi na pisemny wniosek Wykonawcy.

6. Koszty opracowania i dostarczenia oferty obciążają wyłącznie wykonawcę.

7. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osób uprawnionych do reprezentowania wykonawcy w obrocie gospodarczym (osobę - osoby uprawnione do składania cywilnoprawnych oświadczeń woli ze skutkiem zaciągania zobowiązań w imieniu wykonawcy), zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa.

8.    Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela wykonawcy, wówczas należy dołączyć właściwe umocowanie prawne do składania cywilnoprawnych oświadczeń woli ze skutkiem zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.

9.    Wszystkie dokumenty, oświadczenia powinny być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.

10. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.

VIII.  Miejsce oraz termin składania ofert

1.    Ofertę (wzór oferty stanowi załącznik) należy  w wersji pisemnej złożyć w siedzibie Zamawiającego:

Towarzystwo Miłośników Ziemi Zawierciańskiej,

ul. Piastowska 1 (sekretariat), 42-400 Zawiercie

w dni robocze w godzinach od 08.00 - 16.00.

2.    Termin składania ofert: do dnia 28 marca 2013 r., do godz. 09:00. (decyduje data wpływu do siedziby Zamawiającego).

IX. Opis sposobu obliczenia ceny

1.    Oferowaną cenę należy podać w PLN w formularzu oferty (zgodnie z instrukcją w nim zawartą) – załącznik nr 1 do zaproszenia do złożenia oferty.

2.    Cenę podaną w ofercie należy obliczyć, uwzględniając zakres zamówienia określony w niniejszym zaproszeniu.

3.    Zamawiający informuje, iż oferowana przez Wykonawcę cena jest ceną ryczałtową w rozumieniu art. 632 k.c.

X. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert

1.     Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oraz ich znaczeniem:

1)     cena – waga 50%,

Sposób obliczenia punktacji:

  (najniższa cena /cena badana) x 50 pkt 

2)     znajomość zagadnień dotyczących funduszy strukturalnych UE, Wytycznych Instytucji Zarządzającej RPO WSL 2007-2013, finansowania projektów europejskich, rozliczeń finansowych projektów oraz regulacji prawnych dotyczących ochrony przyrody i środowiska– waga 50%,

Sposób obliczenia punktacji:

 (uzyskana w teście punktacja / 50 pkt) x 50 pkt 

Ocenie w ramach tego kryterium poddana zostanie wiedza kandydatów ze znajomości zagadnień dotyczących funduszy strukturalnych UE, Wytycznych Instytucji Zarządzającej RPO WSL 2007-2013, finansowania projektów europejskich, rozliczeń finansowych projektów oraz regulacji prawnych dotyczących ochrony przyrody i środowiska.

Wykonawcy, którzy złożą oferty podlegające ocenie (osoba, która będzie wykonywać zamówienie) zostaną niezwłocznie zawiadomieni o miejscu i terminie przeprowadzenia testu .

Sprawdzian wiedzy ma formę testu wielokrotnego wyboru i składa się z 15 pytań. Za każdą prawidłową odpowiedź Wykonawca otrzyma 5 punktów, a za brak prawidłowej odpowiedzi – zero punktów. Zaznaczenie w pytaniu odpowiedzi poprawnych i niepoprawnych skutkuje przyznaniem 0 punktów. Sprawdzian wiedzy trwać będzie 20 min.

Punkty uzyskane przez ofertę Wykonawcy we wszystkich dwóch kryteriach zostaną zsumowane i na tej podstawie zostanie obliczona łączna ocena oferty.

Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta uzyskała największą liczbę punktów w łącznej ocenie oferty (po zaokrągleniu do 2 miejsc po przecinku).

[ (najniższa cena /cena badana) x 50 pkt ]     +     [ (uzyskana w teście punktacja / 50 pkt) x 50 pkt ]

2. Sytuacje, w których oferty nie będą podlegały ocenie.

Oferty nie będą podlegały ocenie w przypadku, gdy:

a) zostaną złożone po upływie terminu składania ofert,

b) treść oferty nie będzie odpowiadała treści zaproszenia do składania ofert,

c) oferta zostanie złożona faxem lub mailem.

d) będą zawierały błędy w obliczeniu ceny, których nie będzie można uznać za oczywistą omyłkę rachunkową.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz wyjaśnień dotyczących złożonych oświadczeń lub dokumentów. Zamawiający zastrzega, że na etapie weryfikacji dokumentacji może zwrócić się do Wykonawcy o udostępnienie dodatkowych dokumentów potwierdzających wiarygodność złożonych oświadczeń, bądź innych przedstawionych w ofercie informacji.

4. Zasady i konsekwencje poprawiania omyłek w ofercie.

W toku badania i oceny ofert zamawiający poprawi oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne nieistotne omyłki. Informację o poprawieniu omyłek zamawiający zamieści  w  informacji  o wynikach postępowania.

5. Wybór oferty.

5.1. W przypadku jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana nie podpisze umowy w terminie wyznaczonym przez zamawiającego,  zamawiający będzie uprawniony do wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert lub zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,

5.2. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawią taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną,

5.3. Jeżeli w postępowaniu, w którym jedynym kryterium oceny ofert będzie cena, nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych.

5.4. Oferty dodatkowe, nie będą mogły przedstawiać cen wyższych niż zaproponowane w złożonych ofertach.

XI.          Inne postanowienia

1. Warunki udziału w postępowaniu określone niniejszym zaproszeniem do składania ofert udostępnione są na stronie internetowej www.tmzz.zawiercie.eu oraz na tablicy ogłoszeń Zamawiającego.

2. Wykonawcy (osoba, która będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialna za świadczenie usług) powinni spełniać następujące wymagania lub warunki:

a) wykształcenie wyższe

b) pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,

c) biegła znajomość zagadnień dotyczących funduszy strukturalnych UE, Wytycznych Instytucji Zarządzającej RPO WSL 2007-2013, finansowania projektów europejskich, rozliczeń finansowych projektów,

d) umiejętność finansowej realizacji projektu, prowadzenia rozliczeń z instytucją zarządzającą,

e) umiejętność zarządzania i administrowania projektem unijnym,

f) znajomość regulacji prawnych dotyczących ochrony przyrody i środowiska oraz wiedza przyrodnicza,

g) doświadczenie w pracy administracyjno – biurowej,

h) umiejętność pracy w zespole.

3. Oferta musi obejmować całość zamówienia, nie dopuszcza się składania ofert częściowych.

4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

5. Rozliczenia między zamawiającym a przyszłym wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.

6. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

7. Zmiana lub odwołanie warunków zaproszenia do składania ofert.

Przed upływem terminu składania ofert zamawiający może zmienić lub odwołać warunki zaproszenia do składania ofert. Informację o dokonanej zmianie  lub odwołaniu zamawiający zamieści na stronie internetowej, tablicy ogłoszeń oraz przekaże Wykonawcom, którzy złożyli oferty.

9.     Warunki zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.

Zamawiający zamknie postępowanie bez dokonania wyboru oferty, jeżeli:

a) nie wpłynie żadna oferta lub żadna z ofert nie spełni warunków zaproszenie do składania ofert,

b)     cena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę, jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c)     wystąpi zmiana okoliczności powodująca, że realizacja zamówienia jest niecelowa,

d)     postępowanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

10.   Warunki odwołania postępowania (zaproszenia do składania ofert).

Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania postępowania (zaproszenia do składania ofert) bez podania przyczyny. Odwołanie może nastąpić w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert. Informację o odwołaniu postępowania zamawiający zamieści na stronie internetowej, tablicy ogłoszeń oraz przekaże Wykonawcom, którzy złożyli oferty.

11.   Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

• wzor-oferty - Formularz oferty