Zaproszenie do złożenia oferty - Organizacja i kompleksowa obsługa Konferencji Podsumowującej Projekt

Zawiercie, dnia 01.10.2013 r.

L. Dz.  02 /10/2013

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Towarzystwo Miłośników Ziemi Zawierciańskiej, działając na podstawie Wytycznych Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie udzielania zamówień dla projektów współfinansowanych ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013, w związku z realizacją projektu „Ochrona i racjonalne udostępnienie Specjalnego Obszaru Ochrony Siedlisk Natura 2000, Ostoja Kroczycka, w tym rezerwatu przyrody Góra Zborów”, realizowanego w ramach Działania 5.5 Dziedzictwo przyrodnicze zaprasza do złożenia oferty na: „Organizację i kompleksową obsługę Konferencji Podsumowującej Projekt”.

I.              Nazwa oraz adres zamawiającego

Towarzystwo Miłośników Ziemi Zawierciańskiej

ul. Piastowska 1

42-400 Zawiercie

tel./fax. 32 67 221 65

adres e-mail: tmzz@tmzz.zawiercie.eu

II.            Tryb udzielenia zamówienia

Niniejsze postępowanie prowadzone jest w oparciu o Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie udzielania zamówień dla projektów współfinansowanych ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 przez Beneficjentów nie należących do sektora finansów publicznych, którzy nie mają obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

III.           Określenie przedmiotu i warunków udzielenia zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest organizacja i kompleksowa obsługa Konferencji Podsumowującej Projekt w związku z realizacją umowy o dofinansowanie projektu „Ochrona i racjonalne udostępnienie Specjalnego Obszaru Ochrony Siedlisk Natura 2000, Ostoja Kroczycka, w tym rezerwatu przyrody Góra Zborów”, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013, Działania 5.5 Dziedzictwo przyrodnicze.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do wzoru umowy. Wzór umowy stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia.

IV.          Termin wykonania zamówienia

Wymagany termin konferencji – listopad 2013 r. (szczegółowy termin realizacji zamówienia Wykonawca ustali z Zamawiającym w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy).

V.        Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają n/w warunki udziału w postępowaniu:

Wiedza i doświadczenie.

O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy wykonali należycie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 1 usługę polegającą na organizacji konferencji/imprez/eventów dla minimum 40 osób.

Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia”.

Złożenie przez Wykonawcę w ofercie oświadczenia lub dokumentów wymienionego w pkt VI ust. 1 będzie stanowiło podstawę do oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

VI.       Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają złożyć wykonawcy

1.    W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu wykonawca musi złożyć:

-        Wykaz (sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zaproszenia do złożenia oferty) wykonanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców; zakres ww. dokumentu musi potwierdzać spełnienie warunku określonego w pkt V zaproszenia do złożenia oferty.

Do wykazu należy załączyć dokumenty potwierdzające, że w/w usługi zostały wykonane należycie.

W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie dokument ten składa przynajmniej jeden z Wykonawców.

2. Ponadto Wykonawca złoży wraz z ofertą:

-        Druk „Formularz oferty”, sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zaproszenia;

VII.                  Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub doku­mentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami

1.     Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z Wykonawcami: pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną -  z uwzględnieniem poniższych ustępów.

2.     Wszystkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje dotyczące postępowania zamawiający:

a)    do upływu terminu składania ofert – zamieści na stronie internetowej, na której publikowane jest zaproszenie do składania ofert,

b)    po upływie terminu składania ofert – prześle pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną.

3.     Powyższe nie dotyczy oferty, która dla swej ważności musi być złożona w formie  pisemnej.

4.     W przypadku przekazywania wniosków, zawiadomień, informacji, oświadczeń  faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

5.     Korespondencję w formie pisemnej wykonawcy są zobowiązani wysyłać bądź składać na adres: Towarzystwo Miłośników Ziemi Zawierciańskiej, ul. Piastowska 1, 42-400 Zawiercie.

6.     Korespondencję w formie faksu wykonawcy są zobowiązani przesyłać na numer 32 6722165 w godzinach od 8.00 do 16.00 oraz od poniedziałku do piątku.

7.     Korespondencję w formie elektronicznej należy kierować na adres: tmzz@tmzz.zawiercie.eu

8.     Przesłanie korespondencji na inny adres lub numer niż zostało to określone w punkcie 5, 6 lub 7 może skutkować tym, że zamawiający nie będzie mógł zapoznać się z treścią przekazanej informacji we właściwym terminie.

9.     Wykonawcy mogą zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zaproszenia do składnia ofert. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający zamieści niezwłocznie na stronie internetowej www.tmzz.zawiercie.eu, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zaproszenia do składania ofert wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zaproszenia do składania ofert wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu skłania wniosku o wyjaśnienie treści zaproszenia do składania ofert.

VIII.      Termin związania ofertą

Termin związania wykonawców złożoną ofertą wynosi 7 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert.

IX.         Opis sposobu przygotowywania ofert

1.    Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Treść oferty musi odpowiadać treści zaproszenia do złożenia oferty.

2.    Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę, składając stosowne pisemne oświadczenie.

3.    Oferta powinna być sporządzona w jednym egzemplarzu, w języku polskim pismem maszynowym (maszyna do pisania lub edytor tekstu) lub ręcznie, czytelnie lub literami drukowanymi. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

4.      Ofertę należy sporządzić i złożyć w sposób zapewniający jego integralność - zaleca się trwałe spięcie (zszycie), zapobiegające możliwości dekompletacji zawartości oferty, kolejne ponumerowanie stron itp.

5.      Zamawiający zaleca, aby oferta była złożona w nieprzejrzystej, zamkniętej kopercie (opakowaniu), która będzie zaadresowana do zamawiającego i będzie posiadać oznaczenie: „Oferta na organizację i kompleksową obsługę Konferencji Podsumowującej Projekt”.

6.      Poza oznaczeniami podanymi wyżej koperta powinna posiadać nazwę i adres wykonawcy, aby można było odesłać ofertę w przypadku stwierdzenia jej opóźnienia. Zwrot oferty złożonej po terminie nastąpi na pisemny wniosek Wykonawcy.

7.      Koszty opracowania i dostarczenia oferty obciążają wyłącznie wykonawcę.

8.      Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osób uprawnionych do reprezentowania wykonawcy w obrocie gospodarczym (osobę - osoby uprawnione do składania cywilnoprawnych oświadczeń woli ze skutkiem zaciągania zobowiązań w imieniu wykonawcy), zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa.

9.      Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela wykonawcy, wówczas należy dołączyć właściwe umocowanie prawne do składania cywilnoprawnych oświadczeń woli ze skutkiem zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.

10.   Wszystkie dokumenty, oświadczenia powinny być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.

11.   Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.

X.        Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert

1.   Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w siedzibie Zamawiającego:

Towarzystwo Miłośników Ziemi Zawierciańskiej,

ul. Piastowska 1 (sekretariat), 42-400  Zawiercie

w dni robocze w godzinach od 08.00 - 16.00.

2.   Termin składania ofert:  do dnia 8 października 2013 r., do godz. 09:00 (decyduje data wpływu do siedziby Zamawiającego).

XI.          Opis sposobu obliczenia ceny

1.      Cena wpisana w „Formularzu oferty” (załącznik nr 3 do Zaproszenia do złożenia oferty) musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia (z uwzględnieniem należnego podatku VAT). W szczególności podana ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania zamawiającego określone w Zaproszeniu do złożenia oferty i wzorze umowy oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany korzystając z instrukcji zawartej w Formularzu oferty (vide: tabela) do podania ceny jednostkowej brutto za 1 uczestnika konferencji, a także łącznej ceny brutto konferencji.

2.      Cenę oferty Wykonawca ustali w formie ryczałtu w rozumieniu art. 632 k.c.

3.      Ceny w ofercie należy określać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując zasadę określaną w §5 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, (...) (Dz. U. Nr 68, poz. 360). Stawka podatku VAT musi być określona zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

XII.       Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert 

1.     Przy wyborze najkorzystniejszej oferty jedynym kryterium jest cena (100%).

2.     Oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.

Sposób obliczenia punktacji:

P_c = C_n : C_b x 100 pkt

gdzie:

P_c  - to liczba punktów za cenę podaną w ofercie,

C_n - to cena najniższa

C_b - to cena badana

3.     Sytuacje, w których oferty nie będą podlegały ocenie.

Oferty nie będą podlegały ocenie w przypadku, gdy:

a)    zostaną złożone po upływie terminu składania ofert,

b)    treść oferty nie będzie odpowiadała treści zaproszenia do składania ofert,

c)    Wykonawca nie uzupełni dokumentów, oświadczeń lub pełnomocnictw w wyznaczonym terminie,

d)    będą zawierały błędy w obliczeniu ceny, których nie będzie można uznać za oczywistą omyłkę rachunkową,

e)    Wykonawca nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu.

4.     Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz wyjaśnień dotyczących złożonych oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w pkt VI zaproszenia do składania ofert.

5.     Zasady i konsekwencje poprawiania omyłek w ofercie.

W toku badania i oceny ofert zamawiający poprawi oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne nieistotne omyłki. Informację o poprawieniu omyłek zamawiający zamieści  w  informacji  o wynikach postępowania.

6.     Zasady uzupełniania dokumentów.

Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy wraz z  ofertą nie złożyli wymaganych oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w pkt VI ust. 1 zaproszenia do składania ofert, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia lub dokumenty, o których mowa w pkt VI ust. 1 zaproszenia do składania ofert, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy nie będzie podlegała ocenie, albo konieczne byłoby odwołanie albo zamknięcie postępowania bez dokonania wyboru oferty. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie warunków określonych przez Zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert.

7.     Wybór oferty.

7.1.        W przypadku jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana nie podpisze umowy w terminie wyznaczonym przez zamawiającego,  zamawiający będzie uprawniony do wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert lub zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,

7.2.        Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawią taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną,

7.3.        Jeżeli w postępowaniu, w którym jedynym kryterium oceny ofert będzie cena, nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych.

7.4.        Oferty dodatkowe, nie będą mogły przedstawiać cen wyższych niż zaproponowane w złożonych ofertach.

XIII.     Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wpro­wadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamó­wienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach 

Z wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę zostanie zawarta umowa, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia.

XIV.         Inne postanowienia

1.     Warunki udziału  w postępowaniu określone niniejszym zaproszeniem do składania ofert udostępnione są na stronie internetowej www.tmzz.zawiercie.eu oraz na tablicy ogłoszeń Zamawiającego.

2.     Oferta musi obejmować całość zamówienia, nie dopuszcza się składania ofert częściowych.

3.     Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

4.     Rozliczenia między zamawiającym a przyszłym wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.

5.     Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

6.     Zmiana lub odwołanie warunków zaproszenia do składania ofert.

Przed upływem terminu składania ofert zamawiający może zmienić lub odwołać warunki zaproszenia do składania ofert. Informację o dokonanej zmianie  lub odwołaniu zamawiający zamieści na stronie internetowej, tablicy ogłoszeń oraz przekaże Wykonawcom, którzy złożyli oferty.

7.     Warunki zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.

Zamawiający zamknie postępowanie bez dokonania wyboru oferty, jeżeli:

a)      nie wpłynie żadna oferta lub żadna z ofert nie spełni warunków zaproszenia do składania ofert,

b)      cena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę, jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c)      wystąpi zmiana okoliczności powodująca, że realizacja zamówienia jest niecelowa,

d)      postępowanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Ponadto Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez podania przyczyn.

8.     Warunki odwołania postępowania (zaproszenia do składania ofert).

Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania postępowania (zaproszenia do składania ofert) bez podania przyczyny. Odwołanie może nastąpić w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert. Informację o odwołaniu postępowania zamawiający zamieści na stronie internetowej, tablicy ogłoszeń oraz przekaże Wykonawcom, którzy złożyli oferty.

9.     Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

Załączniki:

-          wzór umowy wraz ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia (zał. nr 1);

-          wykaz wykonanych usług (zał. nr 2);

-          druk „Formularz oferty” (zał. nr 3);

• wzor-umowy - Załącznik nr 4 - Wzór umowy
• wzor-oferty - Załącznik nr 3 - Wzór oferty
• wykaz-uslug - Załącznik nr 2 - Wykaz usług
• szczegolowy-opis-przedmiotu-za - Załącznik nr 1 - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia