Zaproszenie do złożenia oferty - Wyposażenie budynku warsztatów przyrodniczych i kulturowych poprzez zakup wydawnictw książkowych i filmowych do biblioteczki Centrum Dziedzictwa Przyrodniczego i Kulturowego Jury w Podlesicach

   Zawiercie, dnia 30 października 2012 r.

L. Dz.  66/10/2012

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Towarzystwo Miłośników Ziemi Zawierciańskiej, działając na podstawie Wytycznych Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie udzielania zamówień dla projektów współfinansowanych ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013, w związku z realizacją projektu „Ochrona i racjonalne udostępnienie Specjalnego Obszaru Ochrony Siedlisk Natura 2000, Ostoja Kroczycka, w tym rezerwatu przyrody Góra Zborów”, realizowanego w ramach Działania 5.5 Dziedzictwo przyrodnicze zaprasza do złożenia oferty na: „Wyposażenie budynku warsztatów przyrodniczych i kulturowych w ramach doposażenia Centrum Dziedzictwa Przyrodniczego i Kulturowego Jury w Podlesicach poprzez zakup wydawnictw książkowych i filmowych do biblioteczki Centrum Dziedzictwa Przyrodniczego i Kulturowego Jury w Podlesicach”.

I. Nazwa i adres zamawiającego

Towarzystwo Miłośników Ziemi Zawierciańskiej

ul. Piastowska 1

42-400 Zawiercie

tel./fax. 32 67 221 65

adres e-mail: tmzz@tmzz.zawiercie.eu

II. Tryb udzielenia zamówienia

Niniejsze postępowanie prowadzone jest w oparciu o Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie udzielania zamówień dla projektów współfinansowanych ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 przez Beneficjentów nie należących do sektora finansów publicznych, którzy nie mają obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

III. Określenie przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa książek i filmów do biblioteczki Centrum Dziedzictwa Przyrodniczego i Kulturowego Jury w Podlesicach.

2. Szczegółowy wykaz tytułów zawiera odpowiednio załącznik nr 2 „Formularz cenowy – wydawnictwa książkowe” i załącznik nr 3 „Formularz cenowy – wydawnictwa filmowe” do zaproszenia do złożenia oferty.

3. Ilość sztuk – po 1 egzemplarzu z każdego tytułu.

4. Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia we własnym zakresie i na własny koszt do siedziby Centrum Dziedzictwa Przyrodniczego i Kulturowego Jury w Podlesicach (Podlesice 83).

5. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu przedmiot zamówienia o właściwościach standardowych pod względem jakości, bez wad i pomyłek wydawcy, a także uszkodzeń mechanicznych.

6. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych na poszczególne zadania (części), tj.: dostawę wydawnictw książkowych (zadanie (część) nr 1) i/lub wydawnictw filmowych (zadanie (cześć) nr 2).

IV. Termin wykonania zamówienia

Termin dostawy: 45 dni od dnia podpisania umowy do siedziby Centrum Dziedzictwa Przyrodniczego i Kulturowego Jury w Podlesicach (Podlesice 83).

V. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub doku­mentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami

1.       Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z Wykonawcami: pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną -  z uwzględnieniem poniższych ustępów.

2.       Wszystkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i informacje dotyczące postępowania zamawiający:

a)     do upływu terminu składania ofert – zamieści na stronie internetowej, na której publikowane jest zaproszenie do składania ofert,

b)    po upływie terminu składania ofert – prześle pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną.

3.       Powyższe nie dotyczy oferty, która dla swej ważności musi być złożona w formie  pisemnej.

4.       W przypadku przekazywania wniosków, zawiadomień, informacji, oświadczeń  faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

5.       Korespondencję w formie pisemnej wykonawcy są zobowiązani wysyłać bądź składać na adres: Towarzystwo Miłośników Ziemi Zawierciańskiej, ul. Piastowska 1, 42-400 Zawiercie.

6.       Korespondencję w formie faksu wykonawcy są zobowiązani przesyłać na numer
32 6722165 w godzinach od 8.00 do 16.00 oraz od poniedziałku do piątku.

7.       Korespondencję w formie elektronicznej należy kierować na adres: tmzz@tmzz.zawiercie.eu

8.       Przesłanie korespondencji na inny adres lub numer niż zostało to określone w punkcie 5, 6 lub 7 może skutkować tym, że zamawiający nie będzie mógł zapoznać się z treścią przekazanej informacji we właściwym terminie.

9.       Wykonawcy mogą zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zaproszenia do składnia ofert. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający zamieści niezwłocznie na stronie internetowej www.tmzz.zawiercie.eu, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zaproszenia do składania ofert wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zaproszenia do składania ofert wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu skłania wniosku o wyjaśnienie treści zaproszenia do składania ofert.

VI. Termin związania ofertą

Termin związania wykonawców złożoną ofertą wynosi 14 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert.

VII. Opis sposobu przygotowywania ofert

1.      Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Treść oferty musi odpowiadać treści zaproszenia do złożenia oferty i zostać sporządzona wg formularza ofertowego stanowiącego załącznik 1 do niniejszego zaproszenia oraz odpowiednio „Formularza cenowego – wydawnictwa książkowe” załącznik nr 2 i/lub „Formularza cenowego – wydawnictwa filmowe” załącznik nr 3 do zaproszenia do złożenia oferty.

2.      Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę, składając stosowne pisemne oświadczenie.

3.      Oferta powinna być sporządzona w jednym egzemplarzu, w języku polskim pismem maszynowym (maszyna do pisania lub edytor tekstu) lub ręcznie, czytelnie lub literami drukowanymi. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

4.      Zamawiający zaleca, aby oferta była złożona w nieprzejrzystej, zamkniętej kopercie (opakowaniu), która będzie zaadresowana do zamawiającego i będzie posiadać oznaczeni - odpowiednio: „Oferta na dostawę wydawnictw książkowych i/lub wydawnictw filmowych”.

5.        Poza oznaczeniami podanymi wyżej koperta powinna posiadać nazwę i adres wykonawcy, aby można było odesłać ofertę w przypadku stwierdzenia jej opóźnienia. Zwrot oferty złożonej po terminie nastąpi na pisemny wniosek Wykonawcy.

6.      Koszty opracowania i dostarczenia oferty obciążają wyłącznie wykonawcę.

7.      Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osób uprawnionych do reprezentowania wykonawcy w obrocie gospodarczym (osobę - osoby uprawnione do składania cywilnoprawnych oświadczeń woli ze skutkiem zaciągania zobowiązań w imieniu wykonawcy), zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa.

8.      Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela wykonawcy, wówczas należy dołączyć właściwe umocowanie prawne do składania cywilnoprawnych oświadczeń woli ze skutkiem zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.

9.      Wszystkie dokumenty, oświadczenia powinny być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.

10.  Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.

VIII. Miejsce oraz termin składania ofert

1.      Ofertę (wzór oferty stanowi załącznik) należy złożyć w formie pisemnej w siedzibie Zamawiającego:

Towarzystwo Miłośników Ziemi Zawierciańskiej,

ul. Piastowska 1 (sekretariat), 42-400  Zawiercie

w dni robocze w godzinach od 08.00 - 16.00.

2.      Termin składania ofert: do dnia 12 listopada 2012 r., do godz. 09:00. (decyduje data wpływu do siedziby Zamawiającego).

IX.          Opis sposobu obliczenia ceny

1.      Oferowaną cenę odrębnie dla każdego zadania należy podać w PLN w formularzu oferty (zgodnie z instrukcją w nim zawartą) – załącznik nr 1 do zaproszenia do złożenia oferty, a ceny jednostkowe za poszczególne tytuły odpowiednio w załączniku nr 2 „Formularz cenowy – wydawnictwa książkowe” i/lub załączniku nr 3 „Formularz cenowy – wydawnictwa filmowe” do zaproszenia do złożenia oferty.

2.      Podana w ofercie cena odrębnie dla każdej części zamówienia musi uwzględniać wszystkie wymagania zamawiającego określone w niniejszym zaproszeniu oraz obejmować wszelkie koszty (w tym koszty związane z realizacją dostawy loco siedziba zamawiającego), jakie poniesie wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.

3.       Cenę w ofercie należy określać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując zasadę określaną w §5 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, (...) (Dz. U. Nr 68, poz. 360). Stawka podatku VAT musi być określona zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

X. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert

1.      Przy wyborze najkorzystniejszej oferty (odrębnie dla każdej części zamówienia) jedynym kryterium jest cena (100%).

2.      Oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.

Sposób obliczenia punktacji:

P_c = C_n : C_b x 100 pkt

gdzie:

P_c - to liczba punktów za cenę podaną w ofercie,

C_n - to cena najniższa

C_b - to cena badana

3.      Sytuacje, w których oferty nie będą podlegały ocenie.

Oferty nie będą podlegały ocenie w przypadku, gdy:

a)      zostaną złożone po upływie terminu składania ofert,

b)      treść oferty nie będzie odpowiadała treści zaproszenia do składania ofert,

c)      będą zawierały błędy w obliczeniu ceny, których nie będzie można uznać za oczywistą omyłkę rachunkową.

4.      Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz wyjaśnień dotyczących złożonych oświadczeń lub dokumentów. Zamawiający zastrzega, że na etapie weryfikacji dokumentacji może zwrócić się do Wykonawcy o udostępnienie dodatkowych dokumentów potwierdzających wiarygodność złożonych oświadczeń, bądź innych przedstawionych w ofercie informacji.

5.      Zasady i konsekwencje poprawiania omyłek w ofercie.

W toku badania i oceny ofert zamawiający poprawi oczywiste omyłki pisarskie oraz inne nieistotne omyłki. Informację o poprawieniu omyłek zamawiający zamieści  w  informacji  o wynikach postępowania.

6.      Wybór oferty.

6.1. W przypadku jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana nie podpisze umowy w terminie wyznaczonym przez zamawiającego,  zamawiający będzie uprawniony do wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert lub zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,

6.2. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawią taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną,

6.3. Jeżeli w postępowaniu, w którym jedynym kryterium oceny ofert będzie cena, nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych.

6.4. Oferty dodatkowe, nie będą mogły przedstawiać cen wyższych niż zaproponowane w złożonych ofertach.

XI. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wpro­wadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamó­wienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach

Z wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę w zakresie danego zadania zostanie zawarta umowa, której wzór odpowiednio dla każdego zadania stanowi załącznik do niniejszego zaproszenia do złożenia oferty.

XII. Inne postanowienia

1.      Warunki udziału w postępowaniu określone niniejszym zaproszeniem do składania ofert udostępnione są na stronie internetowej

www.tmzz.zawiercie.eu

oraz na tablicy ogłoszeń Zamawiającego.

2.      Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych na poszczególne zadania. Wykonawca może złożyć ofertę na jedno lub więcej  zadań. Każda oferta jest autonomiczna i będzie oceniana odrębnie dla każdego zadania zamówienia, dla którego została złożona

3.      Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

4.      Rozliczenia między zamawiającym a przyszłym wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.

5.      Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

6.      Zmiana lub odwołanie warunków zaproszenia do składania ofert.

Przed upływem terminu składania ofert zamawiający może zmienić lub odwołać warunki zaproszenia do składania ofert. Informację o dokonanej zmianie  lub odwołaniu zamawiający zamieści na stronie internetowej, tablicy ogłoszeń oraz przekaże Wykonawcom, którzy złożyli oferty.

7.      Warunki zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.

Zamawiający zamknie postępowanie bez dokonania wyboru oferty, jeżeli:

a.       nie wpłynie żadna oferta lub żadna z ofert nie spełni warunków zaproszenie do składania ofert,

b.      cena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę, jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c.       wystąpi zmiana okoliczności powodująca, że realizacja zamówienia jest niecelowa,

d.      postępowanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

8.      Warunki odwołania postępowania (zaproszenia do składania ofert).

Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania postępowania (zaproszenia do składania ofert) bez podania przyczyny. Odwołanie może nastąpić w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert. Informację o odwołaniu postępowania zamawiający zamieści na stronie internetowej, tablicy ogłoszeń oraz przekaże Wykonawcom, którzy złożyli oferty.

9.      Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

Załączniki:

-        wzór oferty;

-        „Formularz cenowy – wydawnictwa książkowe”;

-        „Formularz cenowy – wydawnictwa filmowe”;

-        wzory umów.

• zalacznik-nr-1-formularz-ofert - Zał.1
• zalacznik-nr-2-formularz-cenow - Zał. 2
• zalacznik-nr-3-formularz-cenow - Zał. 3
• umowy-zadanie-nr-1-i-2 - wzory umów
• zaproszenie-do-zlozenia-oferty - Zaproszenie do złożenia oferty